Die öffentliche Verwaltung stellt jeden Tag unsere Daseinsvorsorge sicher. Sie steht jetzt vor großen Herausforderungen: in kürzester Zeit muss sie entscheiden, wie sie die Grundversorgung aufrecht hält und gleichzeitig Mitarbeitende schützt. Diese Entscheidungen trifft in Soest der SaE (Stab für außergewöhnliche Ereignisse). Daher haben wir Peter Wapelhorst als Verantwortlichen des SaEs der Stadt Soest gefragt, wie die Verwaltung mit dieser herausfordernden Situation umgeht.

Herr Wapelhorst, Sie sind Erster Beigeordneter und Kämmerer der Stadt Soest und gleichzeitig Mitglied beim SaE. Bei Ihnen ist vermutlich gerade richtig viel los! Vielleicht können Sie uns erstmal erzählen, was der SaE genau macht?

Im SaE sind die Vertreter*innen aus den verschiedenen Bereichen unserer Verwaltung. Es gibt feste Mitglieder, wie den Bereich Bau, Jugend und Soziales und Recht, und anlassbezogene Mitglieder, wie die Personalabteilung. Aktuell ist diese natürlich beteiligt, da viele Fragen diesen Bereich betreffen. Wir treffen uns jeden Morgen in einer Video-Konferenz, um dort die Dinge zu besprechen und uns gegenseitig auf dem aktuellen Stand zu halten. Im SaE kümmern wir uns um alle Belange, die rund um ein außergewöhnliches Ereignis zu bedenken sind. Neben der aktuellen Corona-Pandemie war 2015 die Unterbringung 150 geflüchteter Menschen ein vergleichbares Ereignis. Der SaE ist das verantwortliche Gremium, um in solchen Situationen die Entscheidungen zu treffen. Und genau das machen wir jetzt bei der Coronakrise eben auch. Ganz aktuell stellt sich die Frage, wie wir zu einem gewissen Normalbetrieb zurückkommen und welche Voraussetzungen wir dafür brauchen. Wir müssen möglichst viele realistische Szenarien durchdenken, zum Beispiel was passiert, wenn der allgemeine Sozialdienst des Jugendamts in eine Familie muss, in der eine infizierte Person lebt.

Wie hat sich die Arbeit in der Verwaltung jetzt konkret verändert?

Anders ist jetzt auf jeden Fall, dass das Rathaus und die anderen öffentlichen Einrichtungen geschlossen sind. Unsere Philosophie, dass das Rathaus ein offenes Haus ist, ist uns aber nach wie vor wichtig. Ein Zugang ist zur Zeit in dringenden Fällen mit Termin möglich und in allen Verwaltungsbereichen wird gerne auch per Telefon oder Email beraten. 

Das hört sich so an, als hätte sich auch der Arbeitsalltag der Mitarbeiter*innen in der Verwaltung sehr verändert. Was waren die Corona-Hacks, die Kniffe und Antworten, um Probleme zu lösen?

Klar, es gab deutliche Veränderungen. Wir haben 130 neue Heimarbeitsplätze geschaffen, sodass wir jetzt insgesamt 200 Heimarbeitsplätze haben. Auch wurden Tools wie WebEx eingeführt, um Videokonferenzen abzuhalten. Eine wirklich einschneidende Veränderung war die Einführung von Arbeitsschichten. Indem die Mitarbeiter*innen zeitversetzt arbeiten und sich möglichst nicht begegnen, reduzieren wir das Infektionsrisiko für alle. In den ersten zwei Wochen stand für die Personalabteilung viel Arbeit an, es mussten viele (Sonder-)Regelungen geschaffen werden,  auch für den  Umgang mit Verdachts- oder Krankheitsfällen. Aber nicht nur die Arbeitsweise, sondern auch die Arbeitsinhalte haben sich für manche Mitarbeiter*innen verändert. So fallen beispielsweise durch die Schließung der Rathäuser für manche Mitarbeiter*innen alte Aufgaben weg und neue kommen dazu. Für manche Mitarbeiter*innen ist durch Homeoffice und weniger Kontakt mit Bürger*innen mehr Zeit, um Liegengebliebenes abzuarbeiten.

Die Soester Verwaltung hat ungefähr 450 Mitarbeiter*innen. Wie bekommt man so viele Leute dazu, an einem Strang zu ziehen? Und worüber haben sich die Mitarbeiter*innen die größten Sorgen gemacht?

Ich habe die positive Erfahrung gemacht, dass wir einen super Stamm an Mitarbeiter*innen haben, die man in einer solchen Situation gar nicht erst motivieren muss. Sondern sie erkennen, dass Handlungsbedarf besteht und packen mit an. Das hat mich bereits 2015 bei der Unterbringung geflüchteter Menschen beeindruckt und das ist jetzt erneut so. Alle denken mit. Das finde ich hervorragend und ihnen gebührt auch mein ausdrücklicher Dank. Auf jeden Fall gab es auch Sorgen, was das Thema „direkte Ansteckung“ angeht. Uns war und ist es wichtig, schnell zu reagieren: es wurden Desinfektionsspender in den Ratshäusern und Nebenstellen angebracht und bestimmte Einrichtungen geschlossen. Aktuell verteilen wir Schutzanzüge und Masken überall dort, wo man mit infizierten Personen in Kontakt kommen kann, zum Beispiel im Allgemeinen Sozialdienst oder im Außendienst der Ordnungsabteilung.

Was war denn die größte Veränderung in Ihrem eigenen Arbeitsalltag?

Ich kam aus dem Urlaub wieder und machte gleich zwei Wochen Homeoffice, das war eine große Veränderung. Ich glaube, die Arbeitsweise ändert sich. Wenn mir im Homeoffice morgens um halb sieben etwas eingefallen ist, dann habe ich mich direkt an den Rechner gesetzt. Sonst beginnt mein Arbeitstag in der Regel erst, sobald ich im Büro ankomme.

Und was ist nach dieser Erfahrung Ihr Tipp fürs Homeoffice?

Mein Tipp fürs Homeoffice ist, es sich so bequem wie möglich einzurichten.

Die Krise hat zwangsläufig zu mehr Digitalisierung und Flexibilisierung geführt – können Sie der aktuellen Situation auch etwas Positives abgewinnen?

Insgesamt, muss ich sagen, ist die Situation herausfordernd. Wir sollten auch nicht vergessen, dass Menschen schwer krank werden können. Mit Blick auf die Digitalisierung sehe ich aber, dass sich positive Entwicklungen abzeichnen. Dass wir etwa die Heimarbeitsplätze geschaffen haben und wir digitale Tools im täglichen Doing erproben, sehe ich auch als Vorteil. Diese Prozesse wurden innerhalb von ein bis zwei Wochen umgesetzt. Das wäre sonst in dieser Schnelligkeit nicht gekommen – davon bin ich überzeugt.

Und jetzt unsere letzte Frage: Haben Sie ein Lieblings-Digital-Tool?

Das ist wirklich die Videokonferenz, weil es anders ist als in einer Telefonkonferenz. Ich finde es wichtig, dass man sich sieht, dann bekommt man auch die mimischen Reaktionen der anderen Teilnehmenden direkt mit.

Herzlichen Dank, Herr Wapelhorst, dass Sie sich unter diesen Umständen Zeit für dieses Gespräch genommen haben!