Viele Menschen aus der Ukraine sind wegen des russischen Angriffskrieges auf der Flucht. Hier ins Soest finden einige von ihnen eine Unterkunft. Für einen schnelleren und unkomplizierten Aufnahmeprozess sorgen die Datenmanager der Stadt Soest. Ein Blick hinter die Kulissen.

Bei der Aufnahme von Kriegsgeflüchteten aus der Ukraine standen die Stadt und der Kreis Soest anfangs vor großen Herausforderungen. Die vielen Anfragen von Menschen, die hier in Soest eine zeitweilige Unterkunft suchen, als auch die Angebote von Bürgerinnen und Bürgern, die Wohnraum zur Verfügung stellen, bedeuteten eine große Menge an Daten, die verarbeitet werden musste. Daten wie Namen und Geburtstage, Identifikationsnummern, Adressen und Wohnraumgrößen sind nur ein Teil von dem, was die freiwilligen Helferinnen und Helfer bei der Stadt und dem Kreis für den Aufnahmeprozess verwalten müssen.

Im Austausch mit dem Stadtteilhaus Süd, das in Soest als erste Anlaufstelle für Ukrainegeflüchtete dient, haben die zwei Datenmanager der Stadt die Datenverwaltung im Aufnahmeprozess innerhalb kurzer Zeit systematisiert. Was vorher noch händisch auf Papier ausgefüllt, weitergegeben und eingescannt wurde, wird jetzt per iPad halbautomatisiert in die Aufnahmeprozesse eingebunden. Ziel ist es, alle Daten von Personen und möglichen Wohnorten an einer Stelle zu bündeln, um die Aufnahme so schnell und einfach wie möglich zu gestalten. Dadurch wird einerseits sichergestellt, dass die Daten von überall verfügbar und sicher abgelegt sind und andererseits, dass die Hilfesuchenden auch schnellstmöglich eine passende Unterkunft bekommen.

Aktuell sind in der Datensammlung bestimmte Filterfunktionen möglich, die die Zuweisung von Personen zu Unterkünften vereinfachen. Welche Personen haben vielleicht kleine Kinder oder pflegebedürftige Angehörige? Welche Wohnungen sind barrierefrei, wo sind Tiere und Rauchen erlaubt – all diese Fragen lassen sich jetzt mit wenigen Klicks beantworten und müssen nicht mehr händisch aus einer Vielzahl von Unterlagen rausgesucht werden. Außerdem ist leicht einsehbar, in welcher Unterkunft schon wie viele Menschen untergebracht sind, wodurch sich eine Überbelegung vermeiden lässt.

Das ist nur ein Beispiel dafür, wie Digitalisierung und gutes Datenmanagement das Leben von Menschen unmittelbar positiv beeinflussen kann. Alle Probleme sind damit natürlich nicht gelöst, aber dadurch wird sichergestellt, dass es eine gute Übersicht über die aktuelle Lage gibt. Das hilft den Mitarbeitenden der Stadt besser die Lage einzuschätzen und entsprechende Maßnahmen zu treffen. Außerdem wird dadurch gewährleistet, dass das Engagement so vieler Helferinnen und Helfer nicht ins Leere läuft und Menschen auf der Flucht schnellstmöglich eine passende Unterkunft hier in Soest und Umgebung zur Verfügung gestellt werden kann.